Personvernerklæring Bokbasen

Sist oppdatert 09.06.2022

Bokbasen er opptatt av å ivareta personvern på en god måte og jobber kontinuerlig for å sikre personopplysninger best mulig. Formålet med denne personvernerklæringen er å gi deg informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, og hvilke rettigheter du har i forbindelse med denne behandlingen.

Bokbasen er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Bokbasen er behandlingsansvarlig for.

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller til hvordan Bokbasen behandler personopplysninger om deg kan du kontakte oss på post@bokbasen.no

Bokbasen driver bransjens metadatabase, Den norske Bokdatabasen, samt flere søke-, navigasjons-og bestillingstjenester. Bokbasen leverer og samler inn metadata for at det skal finnes tilgjengelig informasjon om bøker som blir utgitt, i tillegg til informasjon om hvem som har utgitt de aktuelle bøkene og hvor man kan få tak i de. Du kan lese mer om Bokbasen og metadata på www.bokbasen.no.

En personopplysning er en opplysning eller en vurdering som kan knyttes til en enkeltperson eller en mindre gruppe av mennesker. Navn, yrke og fødselsår er eksempler på hva som kan anses for å væreen personopplysning. Bokbasen er behandlingsansvarlig ved Bokbasens behandling (det vil si innsamling, lagring eller annen håndtering) av personopplysninger. Når vi behandler personopplysninger er det derfor vi som i første rekke er ansvarlige for å etterleve bestemmelsene som fremgår av gjeldende personopplysningslovgivning. I korthet innebærer dette at vi må sørge for å ha et behandlingsgrunnlag og tilstrekkelig informasjonssikkerhet, i tillegg til å sørge for å gi informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Bokbasen vil behandle opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du har sendt oss en henvendelse
• Du er har inngått avtale om bruk av våre tjenester
• Du abonnerer på våre nyhetsbrev
• Du besøker våre nettsider: www.bokbasen.no

I tillegg bruker vi Fathom Analytics (https://usefathom.com/) til å lage anonymisert statistikk (uten cookies) over hvilke sider som får mest trafikk. Dine bevegelser på nettsiden blir en del av statistikken, men de kan ikke knyttes til deg som person.

De personopplysningene som samles inn er de opplysningene du selv velger å oppgi når du kontakter oss, fyller ut skjema, sender mail eller f.eks. melder deg på et nyhetsbrev. Dette er opplysninger om navn, e-postadresse, telefonnummer og arbeidsplass, samt øvrig informasjon som måtte sendes oss i skjemaer, e-post eller telefon.

Bokbasen behandler din kontaktinformasjon for å kunne systematisere metadata, slik at forhandlere og andre brukere kan identifisere hvem som kan knyttes til de ulike utgivelsene. For eksempel kan man i registeret finne informasjon om hvilken forfatter som har skrevet en gitt bok, hvem som har utgitt den og hvor man får tak i boken.

Behandling av personopplysninger krever et behandlingsgrunnlag. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av personopplysninger, er at behandlingen er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede interesser og for å drifte våre tjenester. Vi behandler personopplysninger for å gjøre tilgjengelig informasjon om bøker som har blitt utgitt. Både hensynet til folkeopplysning, og hensynet til ytrings- og informasjonsfrihet tilsier at Bokbasen har en god og velbegrunnet interesse i å utarbeide registeret over metadata. Vi vurderer det slik at denne interessen ikke er uforenlig med vårt ønske om å samtidig ivareta personverninteresser.

Bokbasen utleverer ikke dine personlige opplysninger til andre parter enn beskrevet i dette dokument, med mindre vi er pålagt å gjøre dette ifølge lovverket eller som følge av rettslige pålegg. Vi benytter oss av en tredjeparts driftsleverandør, herunder for lagring av personopplysninger på en dataserver. Vi har inngått en databehandleravtale med vår driftsleverandør som pålegger selskapet å sørge for at personopplysninger er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål.

Bokbasen leverer metadata til bibliotek, bokhandler, skoler og forlag. Hver av disse partene vil være behandlingsansvarlig for sin egen etterfølgende behandling av metadata.

Behandling av metadata er en nødvendig del av ytrings- og informasjonsfriheten. Bokbasen vil derfor i utgangspunktet ikke slette metadata eller opplysninger i vårt register, med mindre formålene med vår behandling ikke lenger er til stede. Bokbasen vil imidlertid slette personopplysninger dersom vilkårene for sletting etter gjeldende personopplysningslovgivning er oppfylt. Vi sletter også personopplysninger dersom du ber om retting eller sletting, og vilkårene for retting og sletting etter gjeldende personopplysningslovgivning er oppfylt.

• Innsyn: Du kan ta kontakt om du ønsker å vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg;

• Retting: Dersom personopplysningene vi besitter om deg er uriktige, kan du når som helst ta kontakt og kreve at vi retter opp i disse. Retting kan være aktuelt hvor det av ulike årsaker er registrert uriktige opplysninger hos oss om deg, eksempelvis feil navn;

• Sletting: Du kan når som helst be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respekterer og følge med mindre vi er pålagt å oppbevare dine personopplysninger eller har et annet behandlingsgrunnlag for å oppbevare disse. For eksempel kan oppbevaring være nødvendig av hensynet til ytrings- og informasjonsfriheten;

• Begrensning av behandlingen: Du kan i samsvar med personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter personvernlovgivningen er oppfylt. Dersom behandlingen begrenses, vil dine personopplysninger kun lagres. Dette gjelder imidlertid ikke dersom du til tross for begrensning har samtykket til en annen form for behandling, eller slik viderebehandling kan skje med et annet behandlingsgrunnlag (eksempelvis for å forfølge et rettskrav);

• Protest mot behandlingen: Dersom din henvendelse er basert på din særlige situasjon (eksempelvis et særlig behov for beskyttelse av din identitet), kan du protestere mot vår behandling av dine personopplysninger. Dersom du inngir en slik protest, vil ikke Bokbasen lenger behandle disse personopplysningene, med mindre Bokbasen kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for videre behandling

Dersom du ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du øverst på siden. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg, eventuelt å benytte en annen kommunikasjonskanal, ettersom vi kan ha et behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være.

Bokbasen har truffet tekniske og organisatoriske tiltak for å sørge for tilfredsstillende sikkerhet ved behandlingen. Vi har også truffet tiltak for å sørge for at vi ikke samler inn eller behandler flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet med vår behandling.

Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov.

Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på http://www.lovdata.no

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsidene våre skal fungere.

Bokbasen bruker kun informasjonskapsler (cookies) som er absolutt nødvendig for å levere våre tjenester til deg. Dette innebærer blant annet å kunne identifisere deg som bruker ved innlogging på våre nettsider.(?) Vi sporer ikke din aktivitet eller bevegelser på våre nettsider på en måte som gjør det mulig å identifisere deg som person

Vi bruker Microsoft Office 365 (Teams, Word og Excel) for kommunikasjon, lagring av dokumenter, filer, avtaler. Dette omfatter kontrakter og avtaler, tilbud, arbeidsdokumenter, kontakter, e-postadresser, telefonnumre, navn.

Bokbasen en egen databehandleravtale med Microsoft Corp, USA.

Bokbasen bruker Tripletex til regnskap, fakturering, timeføring og lønn. Systemet lagrer personopplysninger om ansatte, kunde- og selskapsopplysninger i forbindelse med fakturering av tjenester.

Bokbasen har inngått databehandleravtale med Tripletex, Norge.

Bokbasen bruker Zendesk til håndtering av kundehenvendelser og lagring av kontaktinformasjon som e-postadresse, navn, organisasjon.

Bokbasen har egen databehandleravtale med Zendesk

Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du sende en henvendelse til:

post@bokbasen.no

Bokbasen AS, Universitetsgata 2, 0164 Oslo